ПОСТАНОВЛЕНИЕ МЭРИИ ГОРОДА БИШКЕК

г.Бишкек, от 20 января 2016 года № 7

Об утверждении Регламента мэрии города Бишкек

В целях совершенствования работы мэрии города Бишкек и в соответствии с постановлениями Правительства Кыргызской Республики "О РегламентеПравительства Кыргызской Республики" от 10 июня 2013 года № 341и "О Типовой инструкциипо делопроизводству в Кыргызской Республике" от 23 июля 2012 года № 517

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить РегламентМэрии города Бишкек согласно приложению.

2. Руководителям территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии города Бишкек:

- принять к руководству и неукоснительному исполнению настоящий Регламент;

- в месячный срок разработать и утвердить собственные Регламенты и привести свои решения в соответствие с настоящим постановлением;

- организовать работу по изучению положений настоящего Регламента в территориальных и структурных подразделениях, муниципальных предприятиях мэрии.

3. Признать утратившими силу:

- постановлениемэрии города Бишкек от 22 октября 2012 года № 294 "Об утверждении Регламентамэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 31 декабря 2013 года № 385 "О внесении изменений и дополнений в постановлениемэрии города Бишкек от 22 октября 2012 года № 294 "Об утверждении Регламентамэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 5 июня 2014 года № 85 "О внесении дополнений и изменений в Регламентмэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 18 августа 2014 года № 112 "О внесении дополнений и изменений в Регламентмэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 28 августа 2014 года № 118 "О внесении изменений и дополнений в Регламентмэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 31 декабря 2014 года № 207 "О внесении изменения в Регламентмэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 20 мая 2015 года № 71 "О внесении дополнения в постановление мэрии города Бишкек от 22 октября 2012 года № 294 "Об утверждении Регламентамэрии города Бишкек";

- распоряжение мэрии города Бишкек от 4 ноября 2011 года № 682-р "Об организации системы реализации и контроля протокольных поручений мэра города Бишкек".

4. Контроль над исполнением настоящего постановления возложить на первого вице-мэра, вице-мэров и руководителя аппарата мэрии города Бишкек.

Приложение

к постановлению Мэрии города

Бишкек

От 20 января 2016 года № 7

РЕГЛАМЕНТ
мэрии города Бишкек

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент подготовлен в соответствии с Конституцией Кыргызской Республики, Законами Кыргызской Республики "О местном самоуправлении", "О статусе столицы", "О порядке рассмотрения обращений граждан", "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", Указами Президента Кыргызской Республики, постановлениями Правительства Кыргызской Республики "О Регламенте Правительства Кыргызской Республики" от 10 июня 2013 года № 341, "О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике" от 23 июля 2012 года № 517 и иным законодательством Кыргызской Республики и устанавливает правила организации деятельности мэрии города Бишкек по реализации ее полномочий, предусматривает основные требования по работе с документами, определяет порядок организационного и документационного обеспечения управленческой деятельности мэрии.

2. Мэрия города Бишкек (далее мэрия) является исполнительным органом местного самоуправления в городе Бишкек.

3. Деятельность мэрии основывается на принципах законности, гласности и открытости, обеспечения прав и свобод человека и гражданина, ответственности за свою деятельность и осуществляется в соответствии с Конституцией Кыргызской Республики и Законами Кыргызской Республики "О местном самоуправлении", "О статусе столицы", иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики и настоящим Регламентом.

4. Мэр города Бишкек (далее мэр) руководит деятельностью мэрии города Бишкек, подчиненных ему территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии города Бишкек, координирует деятельность территориальных подразделений государственных органов власти. Организует в пределах своей компетенции соблюдение и выполнение Конституции и законов Кыргызской Республики, актов Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики, а также Устава города, решений Бишкекского городского кенеша.

5. Решения мэрии принимаются в форме постановлений и распоряжений.

6. Решения мэрии подписываются мэром, а по отдельным вопросам вице-мэрами (первым), руководителем аппарата согласно распоряжению мэра о делегировании полномочий.

7. Поручения территориальным и структурным подразделениям, муниципальным предприятиям мэрии, территориальным подразделениям государственных органов власти подписываются мэром, вице-мэрами (первым), руководителем аппарата по вопросам, отнесенным к их компетенции.

8. Контроль исполнения поручений, содержащихся в актах мэрии, протоколах заседаний и совещаний, проводимых в мэрии, резолюциях мэра, вице-мэров (первого) и руководителя аппарата (далее - руководство) организуется аппаратом мэрии.

9. Доступ средств массовой информации к вопросам деятельности мэрии и порядок размещения в информационных системах общего пользования сведений о вопросах и материалах, рассматриваемых в мэрии, определяются законодательством о порядке освещения в средствах массовой информации деятельности органов государственной власти.

10. Официальный сайт мэрии - meria.kg. Официальный электронный адрес мэрии - Bishkek@meria.kg. Ответственность за обеспечение соответствующего функционирования официального сайта и электронного адреса мэрии города Бишкек возложена на отдел по связям с общественностью аппарата мэрии.

11. Персональная ответственность за обеспечение своевременного выполнения поручений и принятых решений, качественную подготовку материалов, а также учет и сохранность документов в мэрии, территориальных и структурных подразделениях, муниципальных предприятиях мэрии возлагается на их руководителей.

12. В мэрии установлена единая система делопроизводства, обеспечение и контроль работы которой осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля (далее - отдел контроля). Система делопроизводства включает:

- прием поступающей документации, регистрацию, обработку, оформление и отправку исходящей корреспонденции, выпуск и размножение документов;

- контроль и анализ хода исполнения поручений, формирование дел, их хранение;

- организационно-методическую и координационную работу по вопросам организации документационного обеспечения.

13. Обеспечение исполнения законов Кыргызской Республики, указов Президента Кыргызской Республики и постановлений Правительства Кыргызской Республики, постановлений и распоряжений мэрии, решений Бишкекского городского кенеша осуществляется руководством мэрии, заведующими отделами аппарата мэрии в соответствии с направлениями их деятельности.

14. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы мэрии несекретного характера и обязательны для исполнения всеми сотрудниками аппарата мэрии, территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии.

II. Планирование и организация работы мэрии

15. Мэрия в соответствии с Конституцией Кыргызской Республики, законами Кыргызской Республики, иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики разрабатывает программы социально-экономического развития города и планы действий по их реализации, а также планирует свою деятельность, проведение заседаний и других мероприятий.

16. План работы мэрии на год определяет приоритетные направления деятельности мэрии по социально-экономическому развитию территории.

17. Текущий план работы на месяц формируется на основе плана работы мэрии на год и содержит перечень вопросов, мероприятий, обеспечивающих решение приоритетных задач развития городского хозяйства.

18. Ответственность за формирование и реализацию плана работы мэрии на год возлагается на руководство мэрии.

19. Предложения по плану работы мэрии на месяц направляются руководителю аппарата заведующими отделами, руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии. Планы работ предварительно согласовываются с курирующими вице-мэрами (первым) не позднее, чем за 5 дней до начала планируемого периода.

20. Контроль выполнения плана работы осуществляется руководством мэрии в соответствии с распределением обязанностей. Общий контроль выполнения планов работы мэрии возлагается на руководителя аппарата мэрии.

21. Вице-мэры (первый), руководители территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии планируют свою деятельность с учетом необходимости участия в мероприятиях, проводимых вышестоящими органами власти.

22. Зарубежные командировки вице-мэров (первого), руководителя аппарата осуществляются с разрешения мэра.

23. Зарубежные командировки руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, сотрудников аппарата мэрии осуществляются с разрешения мэра, по согласованию с курирующим вице-мэром (первым), руководителем аппарата, а также отделом международного сотрудничества.

Отчеты об итогах зарубежных поездок руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, сотрудников аппарата мэрии, представляются в отдел международного сотрудничества аппарата мэрии в течение 5 рабочих дней со дня их возвращения.

24. Уход в отпуск руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии согласовывается с курирующим вице-мэром (первым) и руководителем аппарата мэрии в письменной форме не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

25. Уход в отпуск сотрудников аппарата мэрии согласовывается с заведующим соответствующего отдела, руководителем аппарата и курирующим вице-мэром (первым) в письменной форме не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

III. Порядок исполнения актов Президента Кыргызской Республики

26. В целях организации исполнения Указов Президента Кыргызской Республики, требующих принятия решений мэрии, принимаются постановления или распоряжения мэрии.

27. С учетом важности документов отделами аппарата мэрии разрабатываются планы мероприятий, которые утверждаются мэром в табличном формате с указанием конкретных сроков исполнения мероприятий и лиц, ответственных за их выполнение.

28. Информация о ходе исполнения Указов Президента Кыргызской Республики регулярно заслушивается на заседаниях коллегии мэрии, на совещаниях мэра с руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии и на Координационном или специально созываемых совещаниях.

29. Отчеты о проделанной работе по реализации Указов Президента Кыргызской Республики направляются в Аппарат Президента на основании информации, предоставляемой исполнителями, согласно утвержденному Плану мероприятий и отвечающие сути мероприятия.

30. Ответственный исполнитель готовит подробную информацию о реализации актов Президента Кыргызской Республики на имя мэра, который снимает с контроля исполнение документа.

31. Контроль над исполнением данных поручений в указанные сроки возлагается на вице-мэров (первого), руководителя аппарата, согласно распределению обязанностей и соответствующие отделы аппарата мэрии.

IV. Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования ("ДСП")

32. Под сведениями "Для служебного пользования" понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению. Критерии и порядок отнесения сведений к категории "ДСП" регламентированы положением "О порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования", утвержденным постановлением Правительства Кыргызской Республики от 7 мая 2013 года № 255.

33. Прием, вскрытие, регистрация и учет документов, содержащих информацию для служебного пользования, осуществляется сотрудниками отдела контроля. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

34. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП" (далее - "ДСП"), подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов. Журналы учета документов имеющих гриф ограничения доступа "ДСП" (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.

35. После регистрации все поступившие документы вносятся мэру для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления, документы возвращаются в отдел контроля. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.

36. Если документ подлежит исполнению, то сотрудник отдела контроля, которому поручена регистрация документов имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", передает его под роспись руководителю подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.

37. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", производится согласно письменному разрешению (резолюции) руководства мэрии уполномоченным сотрудником, ведущим их учет. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом "ДСП" уполномоченный сотрудник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

38. Исходящие документы с грифом "ДСП" после регистрации в отделе контроля должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа "ДСП", адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.

39. При необходимости направления документа с грифом "ДСП" в несколько адресов, исполнителем документа составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

40. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.

V. Порядок оформления, реализации и контроля протокольных поручений мэра и вице-мэров города Бишкек

41. Ведение, контроль и регистрация протокола плановых совещаний с участием мэра и совещаний возлагается на сотрудника организационного отдела, протоколы выездных совещаний с участием мэра по отдельным направлениям деятельности, заседаний координационного совещания оформляются курирующими данные направления деятельности отделами в течение двух рабочих дней, затем подписываются руководителем аппарата или вице-мэрами (первым) и утверждаются мэром, берутся на контроль заведующими отделами, которые информируют мэра об их исполнении.

42. По истечении трех рабочих дней со дня проведения планового совещания, если иное не установлено поручением, исполнители поручений и заинтересованные отделы предоставляют на имя мэра информацию об исполнении протокольных поручений в форме служебной записки за подписью курирующего вице-мэра (первого) с отметкой в организационном отделе, а в случае если для реализации поручения требуется дополнительное время, служебная записка предоставляется с указанием факторов, влияющих на срок исполнения поручения, с указанием даты его выполнения, с еженедельным мониторингом хода выполнения поручения, о чем вице-мэрами (первым), руководителем аппарата мэрии, заведующими отделов и руководителями структурных и территориальных подразделений, муниципальных предприятий мэрии систематически докладываются на плановых совещаниях.

43. После утверждения и рассылки протокола планового совещания с участием мэра, организационный отдел в течение четырех рабочих дней запрашивает у отделов и служб информацию об организации мероприятий по выполнению указанных в протоколе поручений.

44. Заведующие отделами аппарата мэрии по курируемым направлениям организуют ежемесячную отчетность по протокольным поручениям мэра, организуют на постоянной основе выездные проверки с актированием и проведением фотосъемки на местах, готовят необходимые материалы по привлечению к ответственности руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий по фактам невыполнения протокольных поручений или искусственного затягивания сроков решения поставленных задач.

45. Ведение, контроль и учет протокола совещаний (в т.ч. выездных) с участием вице-мэров (первого) возлагается на отделы, курирующие данные направления деятельности, берутся на контроль заведующими отделами, которые информируют вице-мэров (первого) об их исполнении.

46. Совещания с руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, а также с представителями средств массовой информации и общественных организаций проводятся руководством мэрии по мере необходимости.

После проведения совещания составляется протокол, который ведется курирующим отделом или секретарем комиссии, готовившим совещание. Копия протокола или выписка из него с конкретными поручениями и сроками исполнения, после утверждения председательствовавшим, направляются исполнителям в трехдневный срок.

47. Протоколы заседаний и совещаний оформляются согласно установленной форме. При необходимости в ходе совещания ведется запись или стенограмма.

VI. Порядок работы со служебными документами

48. Документы, поступающие непосредственно в мэрию, подлежат обязательной регистрации специалистами отдела контроля в однодневный срок.

49. Корреспонденция, поступающая в адрес мэрии, на имя мэра, вице-мэров (первого) и руководителя аппарата на иностранных языках, после регистрации незамедлительно передается в подразделение, ответственное за вопросы международного сотрудничества, которое оперативно, в срок не более двух дней, обеспечивает его перевод на государственный или официальный язык.

50. Корреспонденция, поступающая на официальный электронный адрес мэрии (Bishkek@meria.kg), рассматривается сотрудниками отдела по связям с общественностью и передается в отдел контроля для регистрации и дальнейшего доклада руководству.

51. Вся входящая корреспонденция после обработки отделом контроля, передается мэру в течение одного дня за исключением вопросов выделения материальной помощи, жилья и земельных участков для индивидуального жилищного строительства (кроме корреспонденции, полученной от вышестоящих организаций), которые направляются вице-мэрам (первому), руководителю аппарата согласно распределению обязанностей.

52. Документы, адресованные мэрии, отписываются мэром одному из следующих руководителей: вице-мэру (первому) или руководителю аппарата, в чьи обязанности входит рассмотрение основного вопроса, изложенного в документе. В дополнение к названным руководителям, документ может быть отписан руководителям территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии и (или) заведующим отделами аппарата мэрии.

53. Вице-мэр (первый) или руководитель аппарата организует работу по исполнению документа (отписывает документ отделам аппарата мэрии независимо от их подчинения, подразделениям мэрии и/или иным организациям, обеспечивающим жизнедеятельность города Бишкек, проводит совещания и т.д.) и несет ответственность за его исполнение.

54. Копии срочных документов, требующих исполнения, предварительно без резолюции мэра передаются под роспись через заведующих отделами по курируемым направлениям вице-мэрам (первому), руководителю аппарата для оперативного рассмотрения, согласно распределению обязанностей.

55. Копии документов, требующих исполнения, предварительно без резолюции руководства мэрии передаются на электронный адрес территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий через отдел контроля для исполнения.

56. Документы с резолюцией мэра в однодневный срок передаются через отдел контроля исполнителям в установленном порядке.

57. Документы и информация, требующие принятия неотложных мер, отделом контроля оперативно докладываются заведующим отделами, руководителю аппарата, вице-мэрам (первому), мэру и рассматриваются в оперативном порядке (не более одного дня) с принятием необходимых мер.

58. Ответственность за своевременное исполнение документов со сжатыми сроками возлагается на соответствующие отделы аппарата мэрии, которые должны в целях оперативного доведения до исполнителя этих поручений передавать их посредством электронной почты, факсимильной связи или телефонограммой. В таких случаях начало срока исполнения устанавливается со дня получения и регистрации в установленном порядке исполнителем сведений, полученных посредством электронной почты, факсимильной связи или телефонограммы.

59. Все тексты докладов, справки, информационно-аналитические и другие материалы, подготовленные для мероприятий с участием мэра, вице-мэров (первого), требующие перевода на государственный язык не менее чем за два дня до мероприятия передаются в отдел контроля для перевода.

60. Все тексты выступлений, докладов, справки, информационно-аналитические и другие материалы, подготовленные для мероприятий с участием мэра, вице-мэров (первого), не менее чем за один день до мероприятия передаются заведующими отделами мэру, вице-мэрам (первому) и руководителю аппарата.

61. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурными приемных мэра, вице-мэров (первого) и службой "185" с последующей передачей в отдел контроля.

62. Прием и отправка корреспонденции мэрии осуществляется специалистами отдела контроля. Сотрудники аппарата мэрии, территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии обязаны ежедневно и оперативно забирать адресованную им почту из мэрии.

63. Специалисты отдела контроля распределяют полученную почту по адресатам:

- почта мэра;

- почта первого вице-мэра;

- почта вице-мэров;

- почта руководителя аппарата;

- почта сотрудников аппарата;

- почта структурных и территориальных подразделений, муниципальных предприятий мэрии.

64. Документы передаются из отдела контроля в территориальные и структурные подразделения, муниципальные предприятия мэрии и принимаются обратно под роспись в реестрах или разносных книгах (с указанием ФИО, должности расписавшегося, времени и даты приема).

65. Резолюции руководства мэрии должны оформляться на бланках установленного образца.

66. В. состав резолюции должны в обязательном порядке входить адресат (с указанием ФИО), исполнитель от мэрии, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя.

67. Отдел контроля на основании резолюции руководства мэрии регистрирует документ и обеспечивает его рассылку.

68. Сроки исполнения документов и поручений вышестоящих органов:

- указы и распоряжения Президента Кыргызской Республики подлежат исполнению в течение месяца, если не указаны другие сроки и снимаются с контроля служебной запиской вице-мэров (первого), руководителя аппарата на имя мэра, согласно распределению обязанностей;

- поручения Аппарата Президента Кыргызской Республики - в течение восьми рабочих дней, в случае если не указан иной срок;

- депутатский запрос Жогорку Кенеша Кыргызской Республики - в течение месяца, если нет других установленных сроков;

- нормативные правовые акты Правительства Кыргызской Республики, если в них не указан срок исполнения, подлежат исполнению в месячный срок и снимаются с контроля после направления соответствующей итоговой информации об исполнении нормативного акта в Аппарат Правительства Кыргызской Республики и служебной запиской вице-мэров (первого), руководителя аппарата на имя мэра, согласно распределению обязанностей;

- поручения аппарата Правительства Кыргызской Республики - если не указан срок исполнения в поручении, то подлежит исполнению в течение восьми рабочих дней, за исключением поручений, касающихся разработки проектов нормативных правовых актов, исполнение которых осуществляется в двухмесячный срок. По согласованию срок исполнения поручений, не связанных с разработкой проектов нормативных правовых актов, может быть увеличен до одного месяца;

- постановления Бишкекского городского кенеша если в них не указан срок исполнения, подлежат исполнению в месячный срок;

- документы и поручения Бишкекского городского кенеша исполняются незамедлительно, а в случае необходимости в срок не более 14 рабочих дней, если нет других установленных сроков;

- согласование проектов постановлений Правительства Кыргызской Республики - 7 рабочих дней;

- согласование проектов распоряжений Правительства Кыргызской Республики - 3 рабочих дня.

69. Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственные исполнители представляют в вышестоящий орган предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Предложения о продлении срока исполнения представляются не позднее чем в 8-дневный срок со дня подписания поручения.

70. В поручении Правительства Кыргызской Республики, как правило, устанавливается срок (календарная дата) исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

71. В случае если в тексте поручения Аппарата Президента Кыргызской Республики и Аппарата Правительства Кыргызской Республики вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "весьма срочно", "срочно", поручение подлежит исполнению в два и три рабочих дня соответственно.

72. Сроки исполнения весьма срочных и срочных поручений не продлеваются.

73. Поручения, содержащиеся в актах вышестоящих организаций, доводятся до исполнителей путем направления им бумажной копии акта и поручений или отсканированной версии посредством электронной почты или факсимильной связи.

74. Для служебных документов мэрии срок исполнения, как правило, не более 30 дней со дня регистрации в мэрии, если не указаны другие сроки. Установленный срок может быть продлен руководством в зависимости от сложности и хода решения вопроса, но не более чем на два месяца.

75. Если руководство мэрии возвращает на доработку информацию, предоставленную территориальными и структурными подразделениями, муниципальными предприятиями, сотрудниками аппарата мэрии, то ответственный исполнитель дорабатывает информацию в течение двух рабочих дней.

76. В соответствии с резолюцией мэра, вице-мэров (первого), руководителя аппарата исполнитель, указанный в списке первым или за кем определен созыв, комплектует накопительную папку, рассматривает ответы тех служб и подразделений, которые определены в качестве исполнителей. При этом он должен незамедлительно ознакомить с документом руководителей соответствующих подразделений мэрии (соисполнителей), которые обязаны принять участие в своевременном решении постановленных вопросов.

Соисполнители представляют предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки, ответственный исполнитель организует работу в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

Информация, справки, служебные записки, докладные по указанному вопросу исполнителями в аппарате мэрии передаются ответственному исполнителю с отметкой в отделе контроля.

77. На сводной справке по исполнению документов или поручений должны быть визы всех соисполнителей или приложены их ответы. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов по своим вопросам.

78. Исполнитель, указанный в списке первым или за кем определен созыв, информирует мэра, вице-мэров (первого), руководителя аппарата об исполнении поручения либо подготавливает соответствующий исходящий документ для направления по назначению, за подписью мэра, вице-мэров (первого), руководителя аппарата.

79. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (основной исполнитель) поручения в течение 2 рабочих дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет руководству мэрии информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок, с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

80. Перепоручение исполнения документа лицу, которое в соответствии с резолюцией руководства определено в качестве соисполнителя, не допускается. Данный вопрос относится к компетенции мэра.

81. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений мэра, вице-мэров (первого) и руководителя аппарата должны подписываться только первыми руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, которым даны поручения, или лицами, официально исполняющими их обязанности, и должны быть представлены в срок, указанный в поручении либо в срок, установленный настоящим Регламентом.

Срок исполнения документа исчисляется с момента регистрации документа в мэрии.

Право отменять поручение, приостанавливать исполнение документов или продлевать срок их исполнения имеет только автор резолюции, либо замещающее его лицо на период отсутствия на основании соответствующей мотивированной записки заведующего отделом аппарата.

82. Информация, подготовленная территориальными и структурными подразделениями, муниципальными предприятиями мэрии для вышестоящих организаций, направляется в мэрию только за подписью руководителя структурного подразделения.

83. В вышестоящие организации информация направляется только за подписью руководства мэрии. Направление территориальными и структурными подразделениями, муниципальными предприятиями мэрии письменных предложений и ответов напрямую в вышестоящие органы по каким-либо вопросам не допускается.

84. Отправка сообщений и информации в мэрию факсимильной связью допускается только для исключительно срочных и особо важных официальных документов, не терпящих отлагательств. В остальных случаях документы передаются нарочно, день в день, или электронной почтой. Информация, направленная по ней должна затем иметь подтверждение в письменном виде с подписью исполнителя.

85. Ответы на служебные документы даются в письменном виде.

86. Предоставление информации по исполнению тех или иных документов осуществляется на том языке, на котором поступил запрос.

87. Исходящие документы мэрии оформляются на бланках утвержденной формы.

88. Исходящие документы подписываются мэром, вице-мэрами (первым) и руководителем аппарата, в качестве исполнителя, как правило, выступают заведующий отделом или сотрудники аппарата мэрии.

89. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы государственной власти, подписываются мэром, вице-мэром (первым), руководителем аппарата по курируемым направлениям.

90. Документы, направляемые руководителям структурных и территориальных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, другим учреждениям и гражданам подписываются мэром, вице-мэром (первым), руководителем аппарата или руководителями структурных и территориальных подразделений, муниципальных предприятий мэрии в соответствии с их компетенцией.

91. Экземпляр исходящего документа, остающийся в мэрии, должен быть подписан руководством мэрии, заведующим отделом или сотрудником аппарата мэрии, подготовившим документ.

92. Оформленные в установленном порядке исходящие документы принимаются к отправке в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов на документе с дополнительным экземпляром для отдела контроля.

93. Формирование дел и их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется отделом контроля.

94. Завершенные дела обрабатываются согласно Номенклатуре дел, утвержденной в установленном порядке, затем определяется срок их хранения. Обработанные для хранения документы сдаются в республиканский и ведомственный архивы в установленном порядке.

95. Запрещается передавать для хранения неисполненные и не снятые с контроля документы. В случае отсутствия недостающих материалов в пакете, передаваемых для хранения, все документы возвращаются ответственному сотруднику для дальнейшего его укомплектования.

96. Документы, поступающие в мэрию на имя заведующих отделами, иных сотрудников аппарата мэрии, а также служб города, кроме материалов информационного характера, не принимаются.

97. Копии документов, находящихся в распоряжении мэрии города Бишкек, выдаются по письменному обращению физических и юридических лиц согласно действующему законодательству Кыргызской Республики.

98. Порядок работы в системе электронного документооборота определяется утвержденной Инструкцией.

99. Ответственность за техническое обслуживание, бесперебойную работу и сохранность архивных данных электронного документооборота и программы "АСКИД" несет главный специалист - системный администратор организационного отдела.

VII. Порядок внесения проектов решений вышестоящих органов

100. Проекты решений вышестоящих органов (Аппарат Президента КР, Жогорку Кенеш КР, Аппарат Правительства КР, Бишкекский городской кенеш) вносимые мэрией предварительно согласовываются с:

- вице-мэрами по курируемым направлениям в срок до 1 дня;

- заведующим юридическим отделом - 3 дня;

- главным или ведущим специалистом отдела контроля (в части перевода на государственный язык) - 2 дня;

- главным специалистом отдела контроля (в части правильности оформления документов) - 1 день;

- заведующим отделом по курируемым направлениям - 3 дня;

- руководителями согласующих организаций - 2 дня.

101. Все листы проекта решения и приложенных материалов должны быть парафированы (подписаны) курирующим заведующим отделом и исполнителем с указанием фамилии и даты.

102. При внесении Проектов решений вышестоящих органов строго руководствоваться требованиями соответствующих вышестоящих органов (Законы Кыргызской Республики "О нормативных правовых актах Кыргызской Республики", "О Регламенте Жогорку Кенеша Кыргызской Республики", Регламент работы с документами в Аппарате Президента Кыргызской Республики, Регламент Правительства Кыргызской Республики, Регламент работы с документами в Аппарате Правительства Кыргызской Республики, Регламент Бишкекского городского кенеша).

VIII. Порядок подготовки, оформления и рассылки документов (проектов постановлений и распоряжений) мэрии

103. Решения мэрии, принятые в пределах своих полномочий, обязательны для исполнения на территории города Бишкек.

104. Решения мэрии принимаются в форме:

- постановления - в случае принятия решения, рассчитанного на неоднократное применение, а также при принятии коллегиального решения;

- распоряжения - в случае принятия решения, имеющего разовый характер.

105. Проекты постановлений, распоряжений мэрии в зависимости от рассматриваемого вопроса готовятся аппаратом мэрии, структурными и территориальными подразделениями, муниципальными предприятиями на государственном и официальном языках, визируются в установленном настоящим Регламентом порядке.

106. Проекты распоряжений вице-мэров (первого), руководителя аппарата по курируемым направлениям деятельности готовятся, как правило, отделами аппарата мэрии, согласовываются с заведующим юридическим отделом, главными и (или) ведущим специалистами отдела контроля, а также заинтересованными должностными лицами.

107. Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовятся специалистами отдела по управлению человеческими ресурсами на основании соответствующих представлений и (или) заявлений.

108. Распоряжением мэрии по вопросам, требующим комиссионного рассмотрения, могут создаваться соответствующие комиссии.

109. Состав, порядок и условия работы соответствующих комиссий мэрии в зависимости от целей определяется руководством.

Решения комиссии принимаются простым большинством голосов, при наличии кворума не менее двух третей от общего числа членов комиссии. При равенстве голосов, голос председателя комиссии является решающим.

110. Председателем комиссии мэрии, как правило, должен быть соответствующий вице-мэр или руководитель аппарата мэрии или руководители территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии или заведующие отделами мэрии.

111. Ответственность за соответствие принимаемого постановления или распоряжения законодательству Кыргызской Республики возлагается на исполнителя документа, отдел, инициирующий его принятие и юридический отдел аппарата мэрии.

112. Ответственность за соответствующее оформление и грамматические ошибки принимаемого постановления или распоряжения возлагается на исполнителя документа, отдел, инициирующий его принятие и отдел контроля аппарата мэрии.

За допущенные нарушения и технические ошибки к исполнителю документа могут применяться меры дисциплинарного взыскания.

113. Проекты постановлений и распоряжений мэрии, подготавливаемые в соответствии с планами работы мэрии, вносятся не позднее, чем за неделю до установленного срока.

114. Проекты постановлений и распоряжений мэрии, подготовленные службами и подразделениями, направляются руководству мэрии со справкой-обоснованием за подписью первых руководителей, а в их отсутствие заместителя, на которого возложены соответствующие полномочия.

Проекты постановлений и распоряжений мэрии, подготовленные отделами аппарата мэрии, представляются на визирование руководству мэрии со справкой-обоснованием за подписью заведующих отделами.

115. Не допускается принятие повторных постановлений и распоряжений мэрии по одному и тому же вопросу, если не выполнены ранее принятые решения (кроме случаев, когда необходимость принятия нового постановления продиктована изменением обстоятельств).

116. Регистрация постановлений, распоряжений мэрии, их учет, рассылка и хранение возлагается на отдел контроля.

117. Рассылка решений мэрии производится согласно списку, указанному исполнителем (указывается на оборотной стороне последнего листа распоряжения), сотрудником отдела контроля.

118. Подготовка и регистрация распоряжений мэрии по кадровым вопросам (предоставление (отзыв) отпусков, отгулов, направление в командировку, объявление взысканий, поощрений и т.д.), их учет, рассылка и хранение возлагается на отдел по управлению человеческими ресурсами.

119. В постановлениях и распоряжениях мэрии должны быть отражены:

- исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные лица и сроки выполнения заданий);

- поручения о контроле;

- указания о признании утратившими силу организационно-распорядительных документов, либо их отдельных пунктов, если вновь принятый документ исключает действие ранее принятых.

120. Вносить изменения и (или) дополнения в акты мэрии путем внесения изменений и (или) дополнений в изменяющий и (или) дополняющий акт не допускается.

При признании акта мэрии утратившим силу одновременно подаются на утрату все акты мэрии либо их структурные элементы, которыми вносились изменения и (или) дополнения в данный акт.

121. В проектах постановлений и распоряжений о ходе выполнения ранее принятых решений, в случае невыполнения содержащихся в них поручений, указываются причины срыва, при этом к лицам, виновным в этом, могут применяться меры ответственности в установленном порядке, а также указываются новые сроки выполнения поручений. К проектам таких документов следует приложить справку, подписанную вице-мэрами (первым) с указанием причин невыполнения и обоснованием необходимости продления сроков исполнения.

122. Оформляются постановления и распоряжения на специальных бланках установленного образца в полном соответствии с постановлением Правительства Кыргызской Республики от 23 июля 2012 года № 517 "О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике".

123. Проекты постановлений и распоряжений, вносимые на рассмотрение мэрии, предоставляемые на бумажном и электронном носителях, как правило, не должны превышать 5 страниц машинописного текста, напечатанного стандартным шрифтом 14 (Times New Roman) через один межстрочный интервал. Для организационно-распорядительных документов внутреннего пользования (информация, служебные записки, справки и т.д.) допускается шрифт 12 (Times New Roman).

124. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа: заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем постановление, распоряжение) и печатается по центру документа.

125. Текст постановления, распоряжения содержит, как правило, вступительную и постановляющую часть, излагается от первого лица. Если содержание документа не нуждается в пояснениях, то вступительная часть отсутствует. Это особенно характерно для распоряжений.

126. Постановляющая часть постановления должна начинаться словами "ПОСТАНОВЛЯЮ" заглавными буквами выделенным жирным шрифтом.

127. В постановляющей части в повествовательной форме указывается кому (фамилия и инициалы), в какие сроки и какие действия предписывается выполнить. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на пункты и подпункты.

128. Пункты постановления, распоряжения группируются по их значимости (от более существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

129. Текст проекта постановления, распоряжения (каждая страница) в обязательном порядке подлежит парафированию исполнителем, заведующим юридическим отделом, заведующими отделами (по курируемым направлениям), главными и (или) ведущим специалистом отдела ДОиК, мэром с указанием должности, фамилии, и даты.

130. К каждому проекту постановления, распоряжения исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа документа.

131. На листе согласования указываются официальное название организации, должность, фамилия, подпись и дата:

- руководителей мэрии, курирующих данный вопрос;

- руководителей согласующих организаций;

- ответственного исполнителя (сотрудника аппарата мэрии, руководства структурного подразделения мэрии, подготовившего проект документа).

132. Лист согласования оформляется ответственным исполнителем.

133. Проекты постановлений и распоряжений мэрии должны быть завизированы:

- вице-мэрами (первым), руководителем аппарата мэрии, в компетенции которых находится данный вопрос;

- заведующим юридическим отделом;

- главным или ведущим специалистом отдела контроля (в части перевода на государственный язык);

- главным специалистом отдела контроля (в части полноты и правильности оформления документа);

- заведующим отделом, курирующим данный вопрос;

- руководителями согласующих организаций;

- исполнителем, ответственным за подготовку проекта постановления или распоряжения.

134. Проекты распоряжений по кадровым вопросам должны быть завизированы:

- вице-мэрами (первым);

- руководителем аппарата мэрии;

- заведующим юридическим отделом;

- главным бухгалтером (при необходимости);

- главным или ведущим специалистом отдела контроля (в части перевода на государственный язык);

- исполнителем, ответственным за подготовку проекта распоряжения.

135. Подписи лиц, согласующих и визирующих проект постановления или распоряжения мэрии, собираются в обязательном порядке снизу вверх по списку. При визировании или согласовании документа обязательно указывается дата.

136. Проект постановления или распоряжения вносится на визирование или согласование исключительно исполнителем документа или ответственным работником отдела контроля.

137. В случае отсутствия замечаний и предложений, срок визирования и согласования проекта постановления или распоряжения мэрии не должен превышать двух рабочих дней с момента их поступления на рассмотрение.

138. Руководители территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, имеющие по проекту решения иную точку зрения, визируют его с замечаниями или предлагают свой проект решения в двухдневный срок. По отдельным, не терпящим отлагательства вопросам, визирование должно производиться в течение одного рабочего дня. При возникновении принципиальных разногласий дается официальное письменное разъяснение с обоснованием.

139. Визирование проектов решений, вносимых на рассмотрение руководства мэрии, затрагивающих интересы или компетенцию территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, осуществляется путем согласования с их руководителями. На листе согласования указывается структурное подразделение мэрии или организация, должность, фамилия и подпись должностного лица, согласующего проект.

140. Замечания заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на отдельном листе (матрица разногласий), о чем указывается на листе согласования.

141. По согласованию с мэром или руководителем аппарата проект постановления или распоряжения может быть внесен на рассмотрение, а при наличии возражений со стороны заинтересованных организаций, к проекту должна быть приложена оформленная матрица разногласий.

142. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен повторно согласовать проект. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет повторного визирования.

Если в процессе согласования возражения по проекту документа не были учтены, они излагаются в матрице разногласий, которая подписывается руководителем подразделения, внесшего проект документа.

143. Проекты постановлений и распоряжений, подготовленные во исполнение указаний вышестоящих органов, следует представлять на рассмотрение мэрии в недельный срок, если не установлено иное.

144. Если по проекту постановления или распоряжения имеются замечания ответственного работника, уполномоченного визировать документ в соответствии с настоящим Регламентом, документ возвращается на доработку исполнителю.

145. Ответственность за своевременную доработку постановлений и распоряжений несет исполнитель документа.

146. Проекты постановлений и распоряжений мэрии после доработки вновь поступают в отдел контроля для передачи их на визирование.

147. Текст приложения к проекту постановления или распоряжения (каждая страница) в обязательном порядке подлежит парафированию исполнителем и заведующим отделом (по курируемым направлениям), с указанием должности, фамилии, и даты.

148. Приложения к решениям мэрии подписываются заведующими отделами аппарата мэрии по курируемым направлениям, начальником Бишкекского городского финансового управления (по финансовым вопросам), готовятся аппаратом мэрии, структурными и территориальными подразделениями, муниципальными предприятиями на государственном и официальном языках.

149. Постановления и распоряжения на подпись мэру представляют вице-мэры (первый), курирующие данный вопрос или руководитель аппарата и отдел контроля.

150. Постановления, распоряжения после их подписания сдаются в отдел контроля, где они регистрируются и хранятся до истечения предельных сроков хранения и сдачи в архив.

151. Внесение каких-либо исправлений, дополнений в подписанные документы запрещается.

152. Подписанный документ тиражируется в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем документа. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью отдела контроля.

153. Замена разосланных экземпляров постановлений и распоряжений или их отдельных частей (при обнаружении орфографических, технических, либо других ошибок) может быть произведена только с разрешения мэра, вице-мэра (первого) или руководителя аппарата мэрии.

IX. Контроль исполнения документов

154. Контролю исполнения подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие исполнения и принятия определенных решений и составления на них ответов, а также поручения мэра, озвученные на еженедельных совещаниях с руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии и оформленные протокольным решением.

155. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (срок исполнения) и качественным (полнота и точность) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства мэрии.

156. Документ считается исполненным и снимается с контроля, если по нему принято решение и предоставлена необходимая информация, дан ответ адресату или подготовлена справка курирующего отдела об исполнении с резолюцией руководства или заведующих отделами о снятии с контроля. Вышестоящие поручения снимаются с контроля согласно резолюции мэра, вице-мэров (первого). Снятые с контроля документы (оригинал) с отметкой "в дело" со всеми первичными накопительными материалами сдаются в отдел контроля.

157. Контроль по исполнению постановлений, распоряжений и других документов в мэрии осуществляет отдел контроля, используя необходимую систему контроля и лист напоминаний о неисполненных документах для руководства мэрии, сотрудников аппарата мэрии, руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии.

158. Ответственность за качество (полнота и точность) и своевременность предоставляемой информации несут соответствующие руководители территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, курирующие заведующие отделами и непосредственные исполнители.

159. Специалисты отдела контроля и секретари приемных все записи должны производить своевременно и точно отражать ход решения вопросов, содержащихся в документе.

160. Специалисты отдела контроля обязаны ежедневно анализировать ход исполнения документов и еженедельно представлять информацию руководителю аппарата, один раз в две недели вице-мэрам (первому) и ежемесячно мэру.

161. Заведующие отделами аппарата мэрии имеют право вносить вице-мэрам (первому) и руководителю аппарата предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников мэрии, территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии не обеспечивающих исполнение и не содействующих своевременному выполнению документов и поручений мэрии.

X. Рассмотрение обращений граждан

162. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с законами Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан", "О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления Кыргызской Республики".

163. Обращения граждан должны быть рассмотрены в течение 14 рабочих дней со дня регистрации.

164. В случае если для разрешения обращения гражданина необходимо проведение специальной проверки (экспертизы), истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения обращений могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на 30 дней. Решение об этом принимается уполномоченным на то лицом. В случае продления сроков исполнения письменных обращений граждан, заявители должны быть уведомлены об этом.

165. Ответы на обращения граждан, поступившие в мэрию, даются заявителям в письменной форме.

166. Электронные обращения, поступившие на "Интернет-портал электронных обращений граждан в государственные органы Кыргызской Республики" и официальный электронный адрес (официальный сайт) мэрии города Бишкек подлежат регистрации в отделе контроля с последующим уведомлением заявителя.

Письменные ответы на электронные обращения исполнителем направляются на электронный адрес и адрес, указанный в обращении заявителя.

167. Обращения граждан (электронные), не относящиеся к прямой компетенции мэрии города Бишкек, подлежат пересылке с сопроводительными письмами в соответствующие государственные органы и другие организации либо заявителю разъясняется куда ему следует обратиться, о чем в письменной форме сообщается заявителю в течение пяти рабочих дней со дня регистрации.

168. Обращения граждан, непосредственно затрагивающие вопросы деятельности территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии могут быть перенаправлены для рассмотрения в данные подразделения по принадлежности в течение пяти рабочих дней со дня регистрации.

169. В случае если в обращении затрагиваются вопросы деятельности двух или более территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, данное обращение перенаправляется в соответствующие органы.

В случае если обращение было перенаправлено в два и более органы, орган, рассматривающий обращение, направляет свою часть ответа по рассматриваемому вопросу органу, который обозначен в поручении (резолюция) руководства мэрии первым, если в самом поручении не указан ответственный орган за созыв. Соисполнители представляют ответ не позднее чем за 4 рабочих дня до окончание срока, отведенного на исполнение обращения.

Ответственный за созыв орган, направляет обобщенный ответ заявителю.

170. Рассмотрение обращений граждан считается законченным, когда разрешены поставленные в них вопросы и об этом сообщено заявителю. В регистрационно-контрольной форме делается отметка об исполнении.

171. За нарушение законодательства Кыргызской Республики при рассмотрении обращений граждан, за качество и полноту предоставленного письменного ответа несут ответственность руководители территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии.

172. Не допускается направление обращений граждан на рассмотрение в территориальные и структурные подразделения, муниципальные предприятия мэрии, решение или действия (бездействия) которых обжалуются.

173. Сроки предоставления ответов на письменные запросы граждан и юридических лиц устанавливаются в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления Кыргызской Республики".

Подготовка ответа на письменный запрос осуществляется в течение двухнедельного срока. Исчисление срока для ответа на запрос начинается со дня получения мэрией запроса и завершается в день передачи ответа на запрос в отделение почтовой связи, лично автору, либо его представителю или фиксации отправки по электронным каналам связи.

Если в соответствии с требованиями запрос нуждается в пересылке в другие государственные органы или орган местного самоуправления, исчисление срока для ответа на запрос начинается со дня получения запроса другим государственным органом или органом местного самоуправления, обязанным предоставить информацию.

Если в течение двухнедельного срока ответ на запрос не может быть подготовлен, об этом доводится до сведения лица, направившего запрос с указанием причины отсрочки. Период отсрочки не может превышать двухнедельного срока.

Непредставление ответа на запрос в установленные настоящим пунктом сроки или отсутствие уведомления о продлении срока на ответ рассматривается как отказ в выдаче ответа на запрос.

174. В случае если ответ по существу запроса не может быть дан без разглашения сведений, отнесенных к государственным секретам и конфиденциальной информации, содержащих служебную, а также охраняемую законом тайну, запрашивающему лицу сообщается о невозможности дать ответ по существу запроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Мэрия вправе отказать в предоставлении информации, которая по содержанию совпадает с информацией, выданной по запросу тому же лицу в период, равный трем месяцам до поступления повторного запроса.

175. Специалист отдела контроля изучает и анализирует поступающие в мэрию обращения граждан, информирует руководство мэрии о состоянии этой работы, проверяет работу территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии по рассмотрению обращений граждан, их приему и готовит предложения об устранении имеющихся в этой работе недостатков.

XI. Организация приема граждан

176. Прием граждан осуществляется мэром, вице-мэрами (первым), руководителем аппарата согласно утвержденному графику. Организация и проведение приема мэра обеспечивается специалистом отдела контроля, а прием вице-мэров (первого) - заведующими соответствующих отделов.

177. Предварительная запись граждан, желающих попасть на личный прием к мэру, производится специалистом отдела контроля по приему граждан, а к вице-мэрам (первому) секретарями руководителей мэрии соответствующих приемных.

178. Контроль за выполнением поручений мэра, данных во время приема граждан осуществляется специалистом по приему граждан отдела контроля, а за поручениями вице-мэров (первого), руководителя аппарата - заведующими соответствующих отделов и секретарями приемных руководителей.

XII. Право собственности на архивные документы при реорганизации либо ликвидации территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии

179. При ликвидации территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии их документальные фонды передаются на хранение в Бишкекский городской государственный архив.

180. Передача документов ликвидированного учреждения входит в обязанность комиссии, образуемой для передачи дел. В состав комиссии обязательно включается представитель Бишкекского городского государственного архива.

181. При реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении либо преобразовании) территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии их документальные фонды передаются на хранение правопреемникам или в Бишкекский городской государственный архив.

При реорганизации учреждения с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту не завершенные делопроизводством дела и архив реорганизованного учреждения и несет полную ответственность за их сохранность.

182. При смене руководителя или лиц, ответственных за делопроизводство и архив, составляется акт приема-передачи документов учреждения, и документы передаются правопреемнику по акту. В случае обнаружения недостачи документов принимаются меры к их розыску.

XIII. Ответственность за нарушение требований Регламента

183. Ответственность за обеспечение выполнения требований Регламента, качественную и своевременную подготовку документов и материалов, а также учет и сохранность документов в территориальных и структурных подразделениях, муниципальных предприятиях мэрии, отделах аппарата, мэрии возлагается на руководителей служб и заведующих отделами.

184. Вице-мэры (первый), руководитель аппарата контролируют своевременное и надлежащее исполнение требований настоящего Регламента.

185. За несоблюдение и нарушение требований настоящего Регламента должностные лица и ответственные работники несут персональную ответственность в установленном законом порядке, о чем соответствующие представления вправе внести мэру вице-мэры (первый) и руководитель аппарата по курируемым направлениям, с согласия непосредственного руководителя.