ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОЛЛЕГИИ МЭРИИ ГОРОДА БИШКЕК

г.Бишкек, от 1 августа 2017 года № 7пк

Об исполнительской дисциплине муниципальных администраций по административным районам и структурных подразделений мэрии города Бишкек за 2016 год и I-полугодие 2017 года

Коллегия мэрии города Бишкек отмечает, что работа с документами в мэрии города Бишкек ведется в строгом соответствии с законами Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан", "О доступе к информации, находящейся в ведении государственных органов и органов местного самоуправления Кыргызской Республики", постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года № 341 "О Регламенте Правительства Кыргызской Республики", Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике и Регламентом мэрии города Бишкек.

В 2016 году документооборот в мэрии составил 50237 документов, что на 1,4% меньше, чем за 2015 год (50905 документа), в том числе входящих документов - 39779 и исходящих - 10458. Все документы, взятые на контроль, исполнены, но при этом 13,2% из них исполнены с нарушением срока. Снижение количества поступивших документов вызвано уменьшением количества поручений из Бишкекского городского кенеша (на 30%).

В первом полугодии 2017 года документооборот в мэрии составил 26281 документов, что на 1,08% больше, чем за первое полугодие 2016 года (25998 документа), в том числе входящих документов - 20980 и исходящих - 5301, исполнено с нарушением сроков - 621 (или 11,5%) документов.

В ходе анализа исполнения поручений, поставленных на контроль, выявлен ряд отделов в аппарате мэрии г.Бишкек, которые допустили нарушение сроков при исполнении поручений. Наибольшее количество нарушений допустили следующие отделы: отдел архитектуры и градостроительства - 21 процентов контрольных документов ими исполнены с нарушением сроков, социальный отдел - 20 процентов, отдел жилищно-коммунального хозяйства - 19 процентов, отдел международного сотрудничества - 17 процентов, отдел экономики и финансов - 15 процентов, отдел транспорта - 12 процентов, организационный отдел - 11 процентов.

Во исполнение Закона Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан", п.10 Протокола заседания Правительства Кыргызской Республики от 23 мая 2017 года № 13-2038 "О состоянии исполнительской дисциплины в государственных органах исполнительной власти Кыргызской Республики по итогам 2016 года и I квартал 2017 года" и в целях повышения уровня исполнительской дисциплины и недопущения нарушений порядка работы с документами мэрией города Бишкек было принято распоряжение от 8 июня 2017 года за № 132-р "О создании комиссии" по подготовке материалов на заседание коллегии "О состоянии исполнительской дисциплины в территориальных, структурных подразделениях и хозяйствующих субъектах мэрии города Бишкек" проведена проверка работы с документами и состояние исполнительской дисциплины в мэрии, муниципальных администрациях и 8 структурных подразделениях - МП "Бишкекглавархитектура", МП "Зеленстрой города Бишкек", МП "Бишкекский санитарный полигон", Управлении физической культуры и спорта, Агентстве развития города Бишкек, Управлении земельных ресурсов, Управлении муниципального имущества, Управлении социального развития.

Проверка показала, что в целом в муниципальных администрациях по административным районам и структурных подразделениях города налажена системная работа с документами на основе Регламента мэрии, обеспечена компьютерная система регистрации и контроля, закреплены ответственные работники. Вопросы улучшения работы с документами, повышения ответственности кадров за их выполнение, усиление исполнительской дисциплины стали чаще рассматриваться на коллегиях, еженедельных аппаратных совещаниях в структурных подразделениях. За последнее время заметно повысился спрос с ответственных работников за несвоевременное исполнение поручений. Так, за несвоевременное и ненадлежащее исполнение документов за рассматриваемый период только в проверенных муниципальных администрациях структурных подразделениях в отношении 71 сотрудников были приняты меры дисциплинарной ответственности.

В ходе изучения также установлено, что в муниципальных администрациях по административным районам и в проверенных структурных подразделениях мэрии города Бишкек функционируют общественные приемные, установлены номера "телефонов доверия", что содействует оперативному рассмотрению вопросов населения.

Вместе с тем, в работе структурных подразделений мэрии продолжают иметь место факты нарушения сроков исполнения документов. До сих пор не выработан комплексный подход в работе с документами, не принимаются исчерпывающие меры по повышению ответственности работников за качественное и своевременное исполнение документов, неэффективно проводится работа по укреплению исполнительской дисциплины.

Также следует отметить, что в ходе работы комиссии по проверке исполнительской дисциплины во всех проверенных муниципальных администрациях и структурных подразделениях мэрии были выявлены недостатки в нарушении норм постановления Правительства КР "Типовая инструкция по делопроизводству в КР", где гербовые бланки не соответствуют требованиям.

Если брать в целом ситуация по муниципальным администрациям выглядит следующим образом. Имеются недостатки и упущения в организации работы по контролю и исполнению. Наибольшее количество просроченных документов, отправленных мэрией города для исполнения, приходится за 2016 год на Ленинский административный район - 25 процентов, за первое полугодие 2017 года - 7 процентов. В Свердловском административном районе исполнено с нарушением сроков за 2016 год - 4 процента документов и за первое полугодие 2017 года - 4 процента, в Октябрьском административном районе исполнено с нарушением сроков за 2016 год 3,6 процента и за первое полугодие 2017 года 7 процентов документов и в Первомайском административном районе за 2016 год - 5,7 процентов, первое полугодие 2017 года 2,2 процента.

При этом необходимо отметить отсутствие анализа исполнения принятых решений на коллегии муниципальных администраций. Отсутствуют положения об аппаратных совещаниях и имеется недостаточный контроль со стороны ответственных лиц муниципальных администраций по исполнению протокольных поручений мэрии г.Бишкек.

В Первомайском административном районе согласно утвержденному плану работы муниципальной администрации вопрос исполнительской дисциплины запланировано рассматривать ежеквартально на заседании коллегии, но исполнение данного пункта отсутствует. Вопросы коллегии рассматриваются с отставанием от утвержденного календарного плана на 2017 год. В утвержденном плане работы коллегии на 2017 год Свердловского административного района вопрос исполнительской дисциплины отсутствует. В Ленинском административном районе не в полном объеме исполняется Закон Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан", в частности ответы несвоевременно отправляются заявителям.

В пяти из проверенных восьми структурных подразделений были отмечены недостатки. Исполнительская дисциплина в них до сих пор находится не на должном уровне, что приводит к неисполнению многих документов. Даже контрольные документы зачастую исполняются ими с нарушением установленных сроков, при этом качество исполнения оставляет желать лучшего. Не исполняются нормы Закона Кыргызской Республики "О государственном языке Кыргызской Республики". Отсутствует Регламент работы с документами, положения об экспертной комиссии и ведомственном архиве.

Имеются серьезные замечания по ведению делопроизводства в Управлении земельными ресурсами. Несмотря на то, что постановлением коллегии мэрии от 30 июня 2016 года № 6пк за допущенные недостатки в работе с документами было поручено руководителю принять меры по наведению порядка по работе с документами, но на момент проверки не все замечания были устранены: Аппаратные совещания по исполнительской дисциплине не проводятся. Несмотря на утвержденный Регламент работы с документами и Регламент работы с электронными документами по АИС, контроль исполнения и порядок работы с документами не систематизировано. Отсутствуют отчеты по документообороту. Нарушаются нормы Трудового кодекса КР, Законов Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде КР", "О порядке рассмотрения обращений граждан", постановлений Правительства КР "О муниципальной службе", "О вопросах организации гражданской службы и муниципальной службы", "Типовая инструкция по делопроизводству в КР", постановлений мэрии "План мероприятий мэрии г.Бишкек по выполнению Государственной стратегии антикоррупционной политики Кыргызской Республики на 2015-2017 годы", "Об утверждении Регламента работы мэрии", также отсутствует Комиссия по этике. В первое полугодие 2017 года более 24 процентов поручений мэрии исполнено с нарушением сроков.

В Управлении социального развития мэрии г.Бишкек отсутствует Регламент работы. Утвержденная номенклатура дел не соответствует структуре управления. Должностные обязанности сотрудников отсутствует. В цифровых отчетах за первое полугодие 2017 года по документообороту не отражаются документы, исполненные с нарушением сроков. Аппаратные совещания по исполнительской дисциплине не проводятся. Нарушаются нормы Трудового кодекса КР, Законов КР "О государственном языке", "О Национальном архивном фонде КР", постановлений Правительства КР "Об утверждении положения о юридической службе", "Порядок ведения личного дела государственного гражданского служащего и муниципального служащего КР", "О вопросах организации гражданской службы и муниципальной службы", "Порядок ведения трудовых книжек", постановлений мэрии "План мероприятий мэрии г.Бишкек по выполнению Государственной стратегии антикоррупционной политики Кыргызской Республики на 2015-2017 годы", "О порядке проведения проверок деятельности мэрии г.Бишкек". В первом полугодии 2017 года более 7 процентов поручений мэрии исполнено с нарушением сроков.

В цифровых отчетах по документообороту МП "Бишкекглавархитектура" за первое полугодие 2017 года не отражаются документы исполненные с нарушением сроков. Аппаратные совещания по исполнительской дисциплине не проводятся. Нарушаются нормы Трудового кодекса КР, Законов КР "О Национальном архивном фонде КР", "О государственном языке", "О порядке рассмотрений обращений граждан", постановление мэрии "План мероприятий мэрии г.Бишкек по выполнению Государственной стратегии антикоррупционной политики Кыргызской Республики на 2015-2017 годы". Не ведется учет исковых заявлений. За первое полугодие 2017 года более 6 процентов поручений мэрии исполнено с нарушением сроков.

В МП "Зеленстрой города Бишкек" Регламент работы отсутствует. В цифровых отчетах за первое полугодие 2017 года по документообороту не отражаются документы, исполненные с нарушением сроков. Нарушаются нормы Трудового кодекса КР, Законов КР "О Национальном архивном фонде КР", постановления Правительства КР "Порядок ведения личного дела государственного гражданского служащего и муниципального служащего КР", "Типовая инструкция по делопроизводству в КР". В нарушении Устава МП "Зеленстрой" заместитель директора назначен директором предприятия. Согласно должностной инструкции назначено лицо не соответствующее должностной инструкции. В первом полугодии 2017 года более 15 процентов поручений мэрии исполнено с нарушением сроков.

В Агентстве развития города Бишкек Регламент работы с документами утвержден в 2016 году, но не прописан порядок подготовки внутренних приказов, которые принимаются с грамматическими и техническими ошибками. В цифровых отчетах за первое полугодие 2017 года по документообороту не отражаются документы исполненные с нарушением сроков. Нарушаются нормы Трудового кодекса КР, Законов КР "О Национальном архивном фонде КР", "О государственном языке", постановлений Правительства КР "Типовая инструкция по делопроизводству в КР", "О вопросах организации гражданской службы и муниципальной службы", "Об оценке деятельности и условиях оплаты труда государственных гражданских и муниципальных служащих КР", "О государственной гражданской службе и муниципальной службе", об утверждении Положения о порядке ведения воинского учета военнообязанных и призывников", постановление мэрии "Об утверждении Регламента мэрии города Бишкек". Во исполнение поручения руководителя аппарата мэрии г.Бишкек М.Джунушалиева о введении в структуру штатной единицы юриста, обязанности юриста возложены на ведущего специалиста. Согласно предоставленным отчетам по судебным делам в агентстве отсутствуют, но на момент проверки установлено одно судебное дело. Где для участия в судебных делах АРГ в качестве юриста привлекает на договорной основе юристов со стороны (оплата 20000 сомов). За текущий период 2017 года более 3 процентов поручений мэрии исполнено с нарушением сроков.

Неоднократно на заседаниях коллегии по исполнительской дисциплине поднимается вопрос организации работы по ведению ведомственных архивов и делопроизводства в учреждениях. Однако в проверенных структурных подразделениях работа в данном направлении с Бишкекским городским архивом (далее Архив) ведется не на должном уровне. Ввиду отсутствия дополнительных помещений для хранения документов Архив отказывается принимать документы структурных подразделений постоянного срока хранения.

Все эти факты говорят о том, что муниципальные администрации по административным районам и структурные подразделения мэрии еще не уделяют должного внимания вопросам качества подготовки, контроля и проверки исполнения документов, не предъявляют необходимой требовательности к кадрам по повышению их ответственности и укреплению исполнительской дисциплины за порученный участок работы.

В целях обеспечения исполнения Закона Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения обращений граждан", нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов Кыргызской Республики, повышения ответственности руководителей муниципальных администраций по административным районам и структурных подразделений мэрии города Бишкек, недопущения нарушения правил работы с документами коллегия мэрии города Бишкек,

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Информацию "Об исполнительской дисциплине муниципальных администраций по административным районам и структурных подразделений мэрии города Бишкек за 2016 год и I-полугодие 2017 года" принять к сведению.

2. Отметить недостаточную работу Муниципальных администраций мэрии г.Бишкек по Свердловскому и Первомайскому административным районам, Управления земельными ресурсами, Управления социального развития, МП "Бишкекглавархитектура", МП "Зеленстрой", Агентства развития города Бишкек по исполнению нормативных правовых актов, поручений вышестоящих органов Кыргызской Республики, обращений граждан, решений и поручений мэрии города Бишкек.

3. Главам Муниципальных администраций мэрии г.Бишкек по Свердловскому и Первомайскому административным районам (Болотбеков С.Б., Алиев А.Т.), руководителям структурных подразделений и хозяйствующих субъектов мэрии города Бишкек, указанных в п.2 настоящего постановления, в срок до 26 августа 2017 года внести в мэрию города Бишкек информацию о принятых мерах дисциплинарной ответственности к лицам, допустивших недостатки в работе по исполнению нормативных правовых актов, поручений вышестоящих органов Кыргызской Республики, обращений граждан, решений и поручений мэрии города Бишкек.

4. Управлению земельными ресурсами мэрии города Бишкек (Макенов Р.К.):

- повторно рассмотреть ответственность начальника общего отдела управления, об итогах информировать мэрию города Бишкек в срок до 26 августа 2017 года;

- принять меры по наведению порядка по работе с документами в управлении.

5. Главам муниципальных администраций мэрии г.Бишкек по административным районам, руководителям структурных подразделений и хозяйствующих субъектов мэрии города Бишкек:

- устранить недостатки, выявленные в ходе проверки исполнительской дисциплины;

- в двухмесячный срок рассмотреть состояние дел по данному вопросу на заседаниях коллегий и аппаратных совещаниях, принять необходимые меры по улучшению работы с документами, обращениями и жалобами граждан;

- особое внимание обратить на качество подготовки материалов на заседания коллегии, актуальность рассматриваемых вопросов, указывать в каждом проекте постановления задачи, пути и методы их решения, сроки и ответственных за выполнение намеченных мероприятий;

- взять под особый контроль качество и достоверность предоставляемой информации в мэрию г.Бишкек и заявителям;

- обеспечить реализацию постановления Правительства Кыргызской Республики "Об общественных приемных Премьер-министра Кыргызской Республики, министерств, государственного комитета, административных ведомств, местных государственных администраций и мэрий городов" от 25 марта 2010 года № 182;

- неукоснительно исполнять требования постановления Правительства Кыргызской Республики "Об утверждении Положения о порядке рассмотрения электронных обращений, поступивших посредством Интернет-портала электронных обращений" от 11 августа 2014 года № 463;

- в срок до 26 августа 2017 года привести в соответствие собственные регламенты работы с документами;

- принять необходимые меры по выполнению требований Типовой инструкции по делопроизводству;

- неукоснительно исполнять нормы Регламента мэрии города Бишкек;

- рекомендовать контроль исполнения и учет документов вести с помощью специализированной компьютерной программы;

- ежемесячно до 5 числа представлять отчет по документообороту в отдел документационного обеспечения и контроля аппарата мэрии города Бишкек согласно установленной форме;

- о проделанной работе информировать мэрию города Бишкек в срок до 31 августа 2017 года.

6. Установить, что вице-мэры (первый), главы муниципальных администраций мэрии г.Бишкек по административным районам, руководители структурных подразделений и хозяйствующих субъектов мэрии города Бишкек несут персональную ответственность за своевременную и качественную реализацию Законов Кыргызской Республики, Указов Президента Кыргызской Республики, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Кыргызской Республики, постановлений и поручений Бишкекского городского кенеша, распоряжений, постановлений и протокольных поручений мэра города Бишкек;

7. Рекомендовать Бишкекскому городскому государственному архиву (Бечеков Ж.Д.) оказать содействие отделу документационного обеспечения и контроля аппарата мэрии г.Бишкек в организации контроля исполнения Закона Кыргызской Республики "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики" от 22 ноября 1999 года № 125 в ведомственных архивах структурных подразделений и хозяйствующих субъектов мэрии города Бишкек.

8. Отделу документационного обеспечения и контроля аппарата мэрии г.Бишкек (Майнаевой А.М.):

- усилить контроль за своевременным исполнением контрольных документов и обращений граждан;

- ежемесячно информировать первого вице-мэра, вице-мэров и руководителя аппарата о состоянии исполнительской дисциплины в отделах аппарата мэрии г.Бишкек;

- провести обучающие семинары по делопроизводству и архивному делу для сотрудников аппарата мэрии, муниципальных администраций мэрии г.Бишкек по административным районам и структурных подразделений мэрии города Бишкек.

9. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на вр. и.о. первого вице-мэра Рыскулову А.М., вице-мэров Дюшембиева Б.О., Исакова Э.К., Милицкого Г.А. и и.о. руководителя аппарата Садыкова А.А.