ПОСТАНОВЛЕНИЕ МЭРИИ ГОРОДА БИШКЕК

г.Бишкек, от 20 января 2016 года № 7

Об утверждении Регламента мэрии города Бишкек

В целях совершенствования работы мэрии города Бишкек и в соответствии с постановлениями Правительства Кыргызской Республики "О РегламентеПравительства Кыргызской Республики" от 10 июня 2013 года № 341и "О Типовой инструкциипо делопроизводству в Кыргызской Республике" от 23 июля 2012 года № 517

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить РегламентМэрии города Бишкек согласно приложению.

2. Руководителям территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии города Бишкек:

- принять к руководству и неукоснительному исполнению настоящий Регламент;

- в месячный срок разработать и утвердить собственные Регламенты и привести свои решения в соответствие с настоящим постановлением;

- организовать работу по изучению положений настоящего Регламента в территориальных и структурных подразделениях, муниципальных предприятиях мэрии.

3. Признать утратившими силу:

- постановлениемэрии города Бишкек от 22 октября 2012 года № 294 "Об утверждении Регламентамэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 31 декабря 2013 года № 385 "О внесении изменений и дополнений в постановлениемэрии города Бишкек от 22 октября 2012 года № 294 "Об утверждении Регламентамэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 5 июня 2014 года № 85 "О внесении дополнений и изменений в Регламентмэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 18 августа 2014 года № 112 "О внесении дополнений и изменений в Регламентмэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 28 августа 2014 года № 118 "О внесении изменений и дополнений в Регламентмэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 31 декабря 2014 года № 207 "О внесении изменения в Регламентмэрии города Бишкек";

- постановлениемэрии города Бишкек от 20 мая 2015 года № 71 "О внесении дополнения в постановление мэрии города Бишкек от 22 октября 2012 года № 294 "Об утверждении Регламентамэрии города Бишкек";

- распоряжение мэрии города Бишкек от 4 ноября 2011 года № 682-р "Об организации системы реализации и контроля протокольных поручений мэра города Бишкек".

4. Контроль над исполнением настоящего постановления возложить на первого вице-мэра, вице-мэров и руководителя аппарата мэрии города Бишкек.

Приложение

к постановлению Мэрии города

Бишкек

От 20 января 2016 года № 7

РЕГЛАМЕНТ
мэрии города Бишкек

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент подготовлен в соответствии с Конституцией Кыргызской Республики, Законами Кыргызской Республики "О местном самоуправлении", "О статусе столицы", "О порядке рассмотрения обращений граждан", "О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики", Указами Президента Кыргызской Республики, постановлениями Правительства Кыргызской Республики "О Регламенте Правительства Кыргызской Республики" от 10 июня 2013 года № 341, "О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике" от 23 июля 2012 года № 517 и иным законодательством Кыргызской Республики и устанавливает правила организации деятельности мэрии города Бишкек по реализации ее полномочий, предусматривает основные требования по работе с документами, определяет порядок организационного и документационного обеспечения управленческой деятельности мэрии.

2. Мэрия города Бишкек (далее мэрия) является исполнительным органом местного самоуправления в городе Бишкек.

3. Деятельность мэрии основывается на принципах законности, гласности и открытости, обеспечения прав и свобод человека и гражданина, ответственности за свою деятельность и осуществляется в соответствии с Конституцией Кыргызской Республики и Законами Кыргызской Республики "О местном самоуправлении", "О статусе столицы", иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики и настоящим Регламентом.

4. Мэр города Бишкек (далее мэр) руководит деятельностью мэрии города Бишкек, подчиненных ему территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии города Бишкек, координирует деятельность территориальных подразделений государственных органов власти. Организует в пределах своей компетенции соблюдение и выполнение Конституции и законов Кыргызской Республики, актов Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша и Правительства Кыргызской Республики, а также Устава города, решений Бишкекского городского кенеша.

5. Решения мэрии принимаются в форме постановлений и распоряжений.

6. Решения мэрии подписываются мэром, а по отдельным вопросам вице-мэрами (первым), руководителем аппарата согласно распоряжению мэра о делегировании полномочий.

7. Поручения территориальным и структурным подразделениям, муниципальным предприятиям мэрии, территориальным подразделениям государственных органов власти подписываются мэром, вице-мэрами (первым), руководителем аппарата по вопросам, отнесенным к их компетенции.

8. Контроль исполнения поручений, содержащихся в актах мэрии, протоколах заседаний и совещаний, проводимых в мэрии, резолюциях мэра, вице-мэров (первого) и руководителя аппарата (далее - руководство) организуется аппаратом мэрии.

9. Доступ средств массовой информации к вопросам деятельности мэрии и порядок размещения в информационных системах общего пользования сведений о вопросах и материалах, рассматриваемых в мэрии, определяются законодательством о порядке освещения в средствах массовой информации деятельности органов государственной власти.

10. Официальный сайт мэрии - meria.kg. Официальный электронный адрес мэрии - Bishkek@meria.kg. Ответственность за обеспечение соответствующего функционирования официального сайта и электронного адреса мэрии города Бишкек возложена на отдел по связям с общественностью аппарата мэрии.

11. Персональная ответственность за обеспечение своевременного выполнения поручений и принятых решений, качественную подготовку материалов, а также учет и сохранность документов в мэрии, территориальных и структурных подразделениях, муниципальных предприятиях мэрии возлагается на их руководителей.

12. В мэрии установлена единая система делопроизводства, обеспечение и контроль работы которой осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля (далее - отдел контроля). Система делопроизводства включает:

- прием поступающей документации, регистрацию, обработку, оформление и отправку исходящей корреспонденции, выпуск и размножение документов;

- контроль и анализ хода исполнения поручений, формирование дел, их хранение;

- организационно-методическую и координационную работу по вопросам организации документационного обеспечения.

13. Обеспечение исполнения законов Кыргызской Республики, указов Президента Кыргызской Республики и постановлений Правительства Кыргызской Республики, постановлений и распоряжений мэрии, решений Бишкекского городского кенеша осуществляется руководством мэрии, заведующими отделами аппарата мэрии в соответствии с направлениями их деятельности.

14. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы мэрии несекретного характера и обязательны для исполнения всеми сотрудниками аппарата мэрии, территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии.

II. Планирование и организация работы мэрии

15. Мэрия в соответствии с Конституцией Кыргызской Республики, законами Кыргызской Республики, иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики разрабатывает программы социально-экономического развития города и планы действий по их реализации, а также планирует свою деятельность, проведение заседаний и других мероприятий.

16. План работы мэрии на год определяет приоритетные направления деятельности мэрии по социально-экономическому развитию территории.

17. Текущий план работы на месяц формируется на основе плана работы мэрии на год и содержит перечень вопросов, мероприятий, обеспечивающих решение приоритетных задач развития городского хозяйства.

18. Ответственность за формирование и реализацию плана работы мэрии на год возлагается на руководство мэрии.

19. Предложения по плану работы мэрии на месяц направляются руководителю аппарата заведующими отделами, руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии. Планы работ предварительно согласовываются с курирующими вице-мэрами (первым) не позднее, чем за 5 дней до начала планируемого периода.

20. Контроль выполнения плана работы осуществляется руководством мэрии в соответствии с распределением обязанностей. Общий контроль выполнения планов работы мэрии возлагается на руководителя аппарата мэрии.

21. Вице-мэры (первый), руководители территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии планируют свою деятельность с учетом необходимости участия в мероприятиях, проводимых вышестоящими органами власти.

22. Зарубежные командировки вице-мэров (первого), руководителя аппарата осуществляются с разрешения мэра.

23. Зарубежные командировки руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, сотрудников аппарата мэрии осуществляются с разрешения мэра, по согласованию с курирующим вице-мэром (первым), руководителем аппарата, а также отделом международного сотрудничества.

Отчеты об итогах зарубежных поездок руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, сотрудников аппарата мэрии, представляются в отдел международного сотрудничества аппарата мэрии в течение 5 рабочих дней со дня их возвращения.

24. Уход в отпуск руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии согласовывается с курирующим вице-мэром (первым) и руководителем аппарата мэрии в письменной форме не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

25. Уход в отпуск сотрудников аппарата мэрии согласовывается с заведующим соответствующего отдела, руководителем аппарата и курирующим вице-мэром (первым) в письменной форме не позднее чем за 2 недели до начала отпуска.

III. Порядок исполнения актов Президента Кыргызской Республики

26. В целях организации исполнения Указов Президента Кыргызской Республики, требующих принятия решений мэрии, принимаются постановления или распоряжения мэрии.

27. С учетом важности документов отделами аппарата мэрии разрабатываются планы мероприятий, которые утверждаются мэром в табличном формате с указанием конкретных сроков исполнения мероприятий и лиц, ответственных за их выполнение.

28. Информация о ходе исполнения Указов Президента Кыргызской Республики регулярно заслушивается на заседаниях коллегии мэрии, на совещаниях мэра с руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии и на Координационном или специально созываемых совещаниях.

29. Отчеты о проделанной работе по реализации Указов Президента Кыргызской Республики направляются в Аппарат Президента на основании информации, предоставляемой исполнителями, согласно утвержденному Плану мероприятий и отвечающие сути мероприятия.

30. Ответственный исполнитель готовит подробную информацию о реализации актов Президента Кыргызской Республики на имя мэра, который снимает с контроля исполнение документа.

31. Контроль над исполнением данных поручений в указанные сроки возлагается на вице-мэров (первого), руководителя аппарата, согласно распределению обязанностей и соответствующие отделы аппарата мэрии.

IV. Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования ("ДСП")

32. Под сведениями "Для служебного пользования" понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению. Критерии и порядок отнесения сведений к категории "ДСП" регламентированы положением "О порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования", утвержденным постановлением Правительства Кыргызской Республики от 7 мая 2013 года № 255.

33. Прием, вскрытие, регистрация и учет документов, содержащих информацию для служебного пользования, осуществляется сотрудниками отдела контроля. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

34. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа "ДСП" (далее - "ДСП"), подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов. Журналы учета документов имеющих гриф ограничения доступа "ДСП" (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.

35. После регистрации все поступившие документы вносятся мэру для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления, документы возвращаются в отдел контроля. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.

36. Если документ подлежит исполнению, то сотрудник отдела контроля, которому поручена регистрация документов имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", передает его под роспись руководителю подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.

37. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа "ДСП", производится согласно письменному разрешению (резолюции) руководства мэрии уполномоченным сотрудником, ведущим их учет. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом "ДСП" уполномоченный сотрудник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

38. Исходящие документы с грифом "ДСП" после регистрации в отделе контроля должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа "ДСП", адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.

39. При необходимости направления документа с грифом "ДСП" в несколько адресов, исполнителем документа составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

40. Документы с грифом ограничения доступа "ДСП" (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.

V. Порядок оформления, реализации и контроля протокольных поручений мэра и вице-мэров города Бишкек

41. Ведение, контроль и регистрация протокола плановых совещаний с участием мэра и совещаний возлагается на сотрудника организационного отдела, протоколы выездных совещаний с участием мэра по отдельным направлениям деятельности, заседаний координационного совещания оформляются курирующими данные направления деятельности отделами в течение двух рабочих дней, затем подписываются руководителем аппарата или вице-мэрами (первым) и утверждаются мэром, берутся на контроль заведующими отделами, которые информируют мэра об их исполнении.

42. По истечении трех рабочих дней со дня проведения планового совещания, если иное не установлено поручением, исполнители поручений и заинтересованные отделы предоставляют на имя мэра информацию об исполнении протокольных поручений в форме служебной записки за подписью курирующего вице-мэра (первого) с отметкой в организационном отделе, а в случае если для реализации поручения требуется дополнительное время, служебная записка предоставляется с указанием факторов, влияющих на срок исполнения поручения, с указанием даты его выполнения, с еженедельным мониторингом хода выполнения поручения, о чем вице-мэрами (первым), руководителем аппарата мэрии, заведующими отделов и руководителями структурных и территориальных подразделений, муниципальных предприятий мэрии систематически докладываются на плановых совещаниях.

43. После утверждения и рассылки протокола планового совещания с участием мэра, организационный отдел в течение четырех рабочих дней запрашивает у отделов и служб информацию об организации мероприятий по выполнению указанных в протоколе поручений.

44. Заведующие отделами аппарата мэрии по курируемым направлениям организуют ежемесячную отчетность по протокольным поручениям мэра, организуют на постоянной основе выездные проверки с актированием и проведением фотосъемки на местах, готовят необходимые материалы по привлечению к ответственности руководителей территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий по фактам невыполнения протокольных поручений или искусственного затягивания сроков решения поставленных задач.

45. Ведение, контроль и учет протокола совещаний (в т.ч. выездных) с участием вице-мэров (первого) возлагается на отделы, курирующие данные направления деятельности, берутся на контроль заведующими отделами, которые информируют вице-мэров (первого) об их исполнении.

46. Совещания с руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, а также с представителями средств массовой информации и общественных организаций проводятся руководством мэрии по мере необходимости.

После проведения совещания составляется протокол, который ведется курирующим отделом или секретарем комиссии, готовившим совещание. Копия протокола или выписка из него с конкретными поручениями и сроками исполнения, после утверждения председательствовавшим, направляются исполнителям в трехдневный срок.

47. Протоколы заседаний и совещаний оформляются согласно установленной форме. При необходимости в ходе совещания ведется запись или стенограмма.

VI. Порядок работы со служебными документами

48. Документы, поступающие непосредственно в мэрию, подлежат обязательной регистрации специалистами отдела контроля в однодневный срок.

49. Корреспонденция, поступающая в адрес мэрии, на имя мэра, вице-мэров (первого) и руководителя аппарата на иностранных языках, после регистрации незамедлительно передается в подразделение, ответственное за вопросы международного сотрудничества, которое оперативно, в срок не более двух дней, обеспечивает его перевод на государственный или официальный язык.

50. Корреспонденция, поступающая на официальный электронный адрес мэрии (Bishkek@meria.kg), рассматривается сотрудниками отдела по связям с общественностью и передается в отдел контроля для регистрации и дальнейшего доклада руководству.

51. Вся входящая корреспонденция после обработки отделом контроля, передается мэру в течение одного дня за исключением вопросов выделения материальной помощи, жилья и земельных участков для индивидуального жилищного строительства (кроме корреспонденции, полученной от вышестоящих организаций), которые направляются вице-мэрам (первому), руководителю аппарата согласно распределению обязанностей.

52. Документы, адресованные мэрии, отписываются мэром одному из следующих руководителей: вице-мэру (первому) или руководителю аппарата, в чьи обязанности входит рассмотрение основного вопроса, изложенного в документе. В дополнение к названным руководителям, документ может быть отписан руководителям территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии и (или) заведующим отделами аппарата мэрии.

53. Вице-мэр (первый) или руководитель аппарата организует работу по исполнению документа (отписывает документ отделам аппарата мэрии независимо от их подчинения, подразделениям мэрии и/или иным организациям, обеспечивающим жизнедеятельность города Бишкек, проводит совещания и т.д.) и несет ответственность за его исполнение.

54. Копии срочных документов, требующих исполнения, предварительно без резолюции мэра передаются под роспись через заведующих отделами по курируемым направлениям вице-мэрам (первому), руководителю аппарата для оперативного рассмотрения, согласно распределению обязанностей.

55. Копии документов, требующих исполнения, предварительно без резолюции руководства мэрии передаются на электронный адрес территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий через отдел контроля для исполнения.

56. Документы с резолюцией мэра в однодневный срок передаются через отдел контроля исполнителям в установленном порядке.

57. Документы и информация, требующие принятия неотложных мер, отделом контроля оперативно докладываются заведующим отделами, руководителю аппарата, вице-мэрам (первому), мэру и рассматриваются в оперативном порядке (не более одного дня) с принятием необходимых мер.

58. Ответственность за своевременное исполнение документов со сжатыми сроками возлагается на соответствующие отделы аппарата мэрии, которые должны в целях оперативного доведения до исполнителя этих поручений передавать их посредством электронной почты, факсимильной связи или телефонограммой. В таких случаях начало срока исполнения устанавливается со дня получения и регистрации в установленном порядке исполнителем сведений, полученных посредством электронной почты, факсимильной связи или телефонограммы.

59. Все тексты докладов, справки, информационно-аналитические и другие материалы, подготовленные для мероприятий с участием мэра, вице-мэров (первого), требующие перевода на государственный язык не менее чем за два дня до мероприятия передаются в отдел контроля для перевода.

60. Все тексты выступлений, докладов, справки, информационно-аналитические и другие материалы, подготовленные для мероприятий с участием мэра, вице-мэров (первого), не менее чем за один день до мероприятия передаются заведующими отделами мэру, вице-мэрам (первому) и руководителю аппарата.

61. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурными приемных мэра, вице-мэров (первого) и службой "185" с последующей передачей в отдел контроля.

62. Прием и отправка корреспонденции мэрии осуществляется специалистами отдела контроля. Сотрудники аппарата мэрии, территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии обязаны ежедневно и оперативно забирать адресованную им почту из мэрии.

63. Специалисты отдела контроля распределяют полученную почту по адресатам:

- почта мэра;

- почта первого вице-мэра;

- почта вице-мэров;

- почта руководителя аппарата;

- почта сотрудников аппарата;

- почта структурных и территориальных подразделений, муниципальных предприятий мэрии.

64. Документы передаются из отдела контроля в территориальные и структурные подразделения, муниципальные предприятия мэрии и принимаются обратно под роспись в реестрах или разносных книгах (с указанием ФИО, должности расписавшегося, времени и даты приема).

65. Резолюции руководства мэрии должны оформляться на бланках установленного образца.

66. В. состав резолюции должны в обязательном порядке входить адресат (с указанием ФИО), исполнитель от мэрии, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя.

67. Отдел контроля на основании резолюции руководства мэрии регистрирует документ и обеспечивает его рассылку.

68. Сроки исполнения документов и поручений вышестоящих органов:

- указы и распоряжения Президента Кыргызской Республики подлежат исполнению в течение месяца, если не указаны другие сроки и снимаются с контроля служебной запиской вице-мэров (первого), руководителя аппарата на имя мэра, согласно распределению обязанностей;

- поручения Аппарата Президента Кыргызской Республики - в течение восьми рабочих дней, в случае если не указан иной срок;

- депутатский запрос Жогорку Кенеша Кыргызской Республики - в течение месяца, если нет других установленных сроков;

- нормативные правовые акты Правительства Кыргызской Республики, если в них не указан срок исполнения, подлежат исполнению в месячный срок и снимаются с контроля после направления соответствующей итоговой информации об исполнении нормативного акта в Аппарат Правительства Кыргызской Республики и служебной запиской вице-мэров (первого), руководителя аппарата на имя мэра, согласно распределению обязанностей;

- поручения аппарата Правительства Кыргызской Республики - если не указан срок исполнения в поручении, то подлежит исполнению в течение восьми рабочих дней, за исключением поручений, касающихся разработки проектов нормативных правовых актов, исполнение которых осуществляется в двухмесячный срок. По согласованию срок исполнения поручений, не связанных с разработкой проектов нормативных правовых актов, может быть увеличен до одного месяца;

- постановления Бишкекского городского кенеша если в них не указан срок исполнения, подлежат исполнению в месячный срок;

- документы и поручения Бишкекского городского кенеша исполняются незамедлительно, а в случае необходимости в срок не более 14 рабочих дней, если нет других установленных сроков;

- согласование проектов постановлений Правительства Кыргызской Республики - 7 рабочих дней;

- согласование проектов распоряжений Правительства Кыргызской Республики - 3 рабочих дня.

69. Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственные исполнители представляют в вышестоящий орган предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Предложения о продлении срока исполнения представляются не позднее чем в 8-дневный срок со дня подписания поручения.

70. В поручении Правительства Кыргызской Республики, как правило, устанавливается срок (календарная дата) исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

71. В случае если в тексте поручения Аппарата Президента Кыргызской Республики и Аппарата Правительства Кыргызской Республики вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "весьма срочно", "срочно", поручение подлежит исполнению в два и три рабочих дня соответственно.

72. Сроки исполнения весьма срочных и срочных поручений не продлеваются.

73. Поручения, содержащиеся в актах вышестоящих организаций, доводятся до исполнителей путем направления им бумажной копии акта и поручений или отсканированной версии посредством электронной почты или факсимильной связи.

74. Для служебных документов мэрии срок исполнения, как правило, не более 30 дней со дня регистрации в мэрии, если не указаны другие сроки. Установленный срок может быть продлен руководством в зависимости от сложности и хода решения вопроса, но не более чем на два месяца.

75. Если руководство мэрии возвращает на доработку информацию, предоставленную территориальными и структурными подразделениями, муниципальными предприятиями, сотрудниками аппарата мэрии, то ответственный исполнитель дорабатывает информацию в течение двух рабочих дней.

76. В соответствии с резолюцией мэра, вице-мэров (первого), руководителя аппарата исполнитель, указанный в списке первым или за кем определен созыв, комплектует накопительную папку, рассматривает ответы тех служб и подразделений, которые определены в качестве исполнителей. При этом он должен незамедлительно ознакомить с документом руководителей соответствующих подразделений мэрии (соисполнителей), которые обязаны принять участие в своевременном решении постановленных вопросов.

Соисполнители представляют предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки, ответственный исполнитель организует работу в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

Информация, справки, служебные записки, докладные по указанному вопросу исполнителями в аппарате мэрии передаются ответственному исполнителю с отметкой в отделе контроля.

77. На сводной справке по исполнению документов или поручений должны быть визы всех соисполнителей или приложены их ответы. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов по своим вопросам.

78. Исполнитель, указанный в списке первым или за кем определен созыв, информирует мэра, вице-мэров (первого), руководителя аппарата об исполнении поручения либо подготавливает соответствующий исходящий документ для направления по назначению, за подписью мэра, вице-мэров (первого), руководителя аппарата.

79. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (основной исполнитель) поручения в течение 2 рабочих дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет руководству мэрии информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок, с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

80. Перепоручение исполнения документа лицу, которое в соответствии с резолюцией руководства определено в качестве соисполнителя, не допускается. Данный вопрос относится к компетенции мэра.

81. Справки (информация) о ходе и результатах исполнения поручений мэра, вице-мэров (первого) и руководителя аппарата должны подписываться только первыми руководителями территориальных и структурных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, которым даны поручения, или лицами, официально исполняющими их обязанности, и должны быть представлены в срок, указанный в поручении либо в срок, установленный настоящим Регламентом.

Срок исполнения документа исчисляется с момента регистрации документа в мэрии.

Право отменять поручение, приостанавливать исполнение документов или продлевать срок их исполнения имеет только автор резолюции, либо замещающее его лицо на период отсутствия на основании соответствующей мотивированной записки заведующего отделом аппарата.

82. Информация, подготовленная территориальными и структурными подразделениями, муниципальными предприятиями мэрии для вышестоящих организаций, направляется в мэрию только за подписью руководителя структурного подразделения.

83. В вышестоящие организации информация направляется только за подписью руководства мэрии. Направление территориальными и структурными подразделениями, муниципальными предприятиями мэрии письменных предложений и ответов напрямую в вышестоящие органы по каким-либо вопросам не допускается.

84. Отправка сообщений и информации в мэрию факсимильной связью допускается только для исключительно срочных и особо важных официальных документов, не терпящих отлагательств. В остальных случаях документы передаются нарочно, день в день, или электронной почтой. Информация, направленная по ней должна затем иметь подтверждение в письменном виде с подписью исполнителя.

85. Ответы на служебные документы даются в письменном виде.

86. Предоставление информации по исполнению тех или иных документов осуществляется на том языке, на котором поступил запрос.

87. Исходящие документы мэрии оформляются на бланках утвержденной формы.

88. Исходящие документы подписываются мэром, вице-мэрами (первым) и руководителем аппарата, в качестве исполнителя, как правило, выступают заведующий отделом или сотрудники аппарата мэрии.

89. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы государственной власти, подписываются мэром, вице-мэром (первым), руководителем аппарата по курируемым направлениям.

90. Документы, направляемые руководителям структурных и территориальных подразделений, муниципальных предприятий мэрии, другим учреждениям и гражданам подписываются мэром, вице-мэром (первым), руководителем аппарата или руководителями структурных и территориальных подразделений, муниципальных предприятий мэрии в соответствии с их компетенцией.

91. Экземпляр исходящего документа, остающийся в мэрии, должен быть подписан руководством мэрии, заведующим отделом или сотрудником аппарата мэрии, подготовившим документ.

92. Оформленные в установленном порядке исходящие документы принимаются к отправке в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов на документе с дополнительным экземпляром для отдела контроля.

93. Формирование дел и их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется отделом контроля.

94. Завершенные дела обрабатываются согласно Номенклатуре дел, утвержденной в установленном порядке, затем определяется срок их хранения. Обработанные для хранения документы сдаются в республиканский и ведомственный архивы в установленном порядке.

95. Запрещается передавать для хранения неисполненные и не снятые с контроля документы. В случае отсутствия недостающих материалов в пакете, передаваемых для хранения, все документы возвращаются ответственному сотруднику для дальнейшего его укомплектования.

96. Документы, поступающие в мэрию на имя заведующих отделами, иных сотрудников аппарата мэрии, а также служб города, кроме материалов информационного характера, не принимаются.

97. Копии документов, находящихся в распоряжении мэрии города Бишкек, выдаются по письменному обращению физических и юридических лиц согласно действующему законодательству Кыргызской Республики.

98. Порядок работы в системе электронного документооборота определяется утвержденной Инструкцией.

99. Ответственность за техническое обслуживание, бесперебойную работу и сохранность архивных данных электронного документооборота и программы "АСКИД" несет главный специалист - системный администратор организационного отдела.

VII. Порядок внесения проектов решений вышестоящих органов

100. Проекты решений вышестоящих органов (Аппарат Президента КР, Жогорку Кенеш КР, Аппарат Правительства КР, Бишкекский городской кенеш) вносимые мэрией предварительно согласовываются с:

- вице-мэрами по курируемым направлениям в срок до 1 дня;

- заведующим юридическим отделом - 3 дня;

- главным или ведущим специалистом отдела контроля (в части перевода на государственный язык) - 2 дня;

- главным специалистом отдела контроля (в части правильности оформления документов) - 1 день;

- заведующим отделом по курируемым направлениям - 3 дня;

- руководителями согласующих организаций - 2 дня.

101. Все листы проекта решения и приложенных материалов должны быть парафированы (подписаны) курирующим заведующим отделом и исполнителем с указанием фамилии и даты.

102. При внесении Проектов решений вышестоящих органов строго руково?