ПОЛОЖЕНИЕ об отделе документационного обеспечения центрального аппарата мэрии города Бишкек
1. Общие положения
1. Отдел документационного обеспечения (далее - отдел) является структурным подразделением центрального аппарата мэрии города Бишкек (далее – аппарат), обеспечивающим деятельность мэра города Бишкек (далее – мэр), мэрии города Бишкек (далее - мэрия), первого заместителя мэра и заместителей мэра города Бишкек (далее - заместители мэра), руководителя аппарата мэрии города Бишкек (далее - руководитель аппарата) по вопросам, отнесенным к задачам и функциям отдела.
2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией, законами, нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, постановлениями и распоряжениями мэрии и настоящим Положением.
3. Отдел имеет печати и штампы, используемые для:
- регистрации корреспонденции (включая обращения граждан), поступившей в адрес мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата, мэрии;
- заверения копий постановлений, распоряжений и постановлений коллегии мэрии (далее - решения мэрии);
- заверения копий документов, созданных в мэрии и хранящихся в отделе.
4. Сотрудники отдела:
- являются муниципальными служащими;
- обязаны в принятии решений руководствоваться Конституцией, законами и иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, постановлениями и распоряжениями мэрии города Бишкек, хранить государственную, служебную и иную охраняемую законом тайну;
- в пределах компетенции, определенной настоящим Положением, являются представителями мэрии в отношениях с государственными органами, органами местного самоуправления, их должностными лицами, юридическими лицами и гражданами.
5. Назначение на должность и освобождение от должности сотрудников отдела осуществляются в порядке, установленном Законом Кыргызской Республики «О государственной гражданской службе и муниципальной службе».
6. Отдел возглавляет заведующий отделом, который осуществляет общее руководство отделом.
В период отсутствия заведующего отделом его должностные обязанности исполняет главный специалист отдела с правом подписи служебных документов.
2. Задачи отдела
7. Отдел реализует общие задачи, предусмотренные Положением об общих задачах, функциях и полномочиях структурных подразделений аппарата, а также следующие специфические задачи:
1) документационное обеспечение деятельности мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата и аппарата мэрии;
2) совершенствование Регламента мэрии города Бишкек и иных актов, связанных с вопросами делопроизводства;
3) обеспечение соблюдения требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек территориальными и подведомственными подразделениями мэрии города Бишкек (далее – подразделения мэрии) при внесении проектов решений мэрии, иных актов и документов;
4) обеспечение соответствия текстов проектов решений мэрии, иных актов и документов нормам и правилам современного кыргызского и русского языков, выявление и устранение стилистических, синтаксических и орфографических ошибок;
5) организация личного приема граждан мэром, заместителями мэра, руководителем аппарата;
6) обеспечение функционирования Общественной приемной.
3. Функции отдела
8. Отдел выполняет общие функции, предусмотренные Положением об общих задачах, функциях и полномочиях структурных подразделений аппарата, а также следующие специфические функции:
1) организует и обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства, в том числе системы электронного документооборота (СЭД), разрабатывает единую номенклатуру дел, включая документы с грифом «ДСП»;
2) осуществляет распределение входящей корреспонденции на основании распределения обязанностей между мэром, заместителями мэра, руководителем аппарата и поручений мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата;
3) осуществляет прием, регистрацию и учет:
- входящей корреспонденции, направление ее на рассмотрение мэру, заместителям мэра, руководителю аппарата, подразделениям мэрии;
- обращений граждан, адресованных мэру, заместителям мэра, руководителю аппарата, мэрии, направление их в бумажном и электронном виде в Управление организационно-контрольной работы для последующего распределения по принадлежности;
- исходящей корреспонденции и рассылку адресатам;
4) проводит анализ документооборота в мэрии по итогам полугодия и календарного года;
5) осуществляет регистрацию, учет, выпуск и рассылку решений мэрии, поручений мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата (за исключением распоряжений о предоставлении отпусков, отзыве, краткосрочных командировках), протоколов совещаний, проводимых мэром, заместителями мэра, руководителем аппарата, оперативное доведение принятых решений до исполнителей;
6) ведет электронную базу данных решений мэрии, поручений мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата;
7) обеспечивает комплектование первичных материалов решений мэрии, других документов, их учет, сохранность, подготовку и сдачу в государственный архив в соответствии с номенклатурой дел;
8) оказывает сотрудникам аппарата и подразделений мэрии практическую и методическую помощь, организует их обучение по вопросам делопроизводства;
9) обеспечивает структурные подразделения аппарата мэрии необходимой бланочной продукцией;
10) осуществляет прием, учет и хранение завершенных и списанных в дело документов аппарата мэрии, обработку и передачу архивных документов на государственное хранение и уничтожение согласно номенклатуре дел;
11) обеспечивает учет и сохранность завершенных и списанных в дело документов, их передачу на постоянное хранение в Центральный государственный архив Кыргызской Республики и уничтожение согласно номенклатуре дел;
12) разрабатывает проекты документов, инструкций и методических пособий по вопросам делопроизводства в аппарате мэрии;
13) проводит экспертизу на предмет соблюдения требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек при внесении проектов нормативных правовых актов, решений мэрии и иных актов, контролирует соблюдение соответствующих требований при принятии и оформлении решений мэрии;
14) подготавливает заключение о соответствии вышеуказанным требованиям проектов нормативных правовых актов, решений мэрии и иных актов, вносимых подразделениями мэрии;
15) проводит анализ соблюдения подразделениями мэрии требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек при внесении в мэрию проектов нормативных правовых актов и иных актов;
16) осуществляет возврат внесенных подразделениями мэрии проектов нормативных правовых актов, решений мэрии и иных актов с нарушением требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек;
17) разрабатывает проекты решений и методические пособия по вопросам регламентации процессов согласования, внесения, принятия и реализации решений мэрии;
18) осуществляет редактирование и корректирование проектов решений мэрии, иных актов и документов, протоколов заседаний и совещаний, подписываемых мэром, заместителями мэра, руководителем аппарата, начальниками управлений аппарата мэрии;
19) проводит лингвистическую экспертизу проектов решений мэрии, иных актов и документов, протоколов заседаний и совещаний на предмет обеспечения соответствия их текстов нормам современного кыргызского и русского языков и дачу рекомендаций по устранению стилистических, синтаксических и орфографических ошибок, а также ошибок в использовании терминов; унификации используемых в тексте единиц измерения, сокращений, наименований;
20) сравнительно-редакционную экспертизу текстов проектов решений мэрии, иных актов и документов на кыргызском и русском языках на аутентичность и внутреннюю согласованность;
21) организует техническое обеспечение работы с документами (ксерокопия);
22) рассматривает согласно резолюции мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата письменные запросы граждан и юридических лиц относительно предоставления архивных копий решений мэрии, осуществляет подготовку письменных ответов на них;
23) выдает заверенные копии решений мэрии, находящихся в распоряжении мэрии, по письменному обращению физических и юридических лиц согласно действующему законодательству;
24) организует прием граждан в Общественной приемной, а также оказывает содействие в осуществлении их законных прав и интересов, дает разъяснения и рекомендации,
25) организует личный прием граждан мэром.
4. Полномочия отдела
9. Отдел, заведующий отделом и сотрудники отдела, наряду с общими полномочиями, предусмотренными Положением об общих задачах, функциях и полномочиях структурных подразделений аппарата мэрии, имеют следующие полномочия:
1) вправе осуществлять в установленном порядке возврат инициаторам проектов нормативных правовых актов Кыргызской Республики, решений мэрии, внесенных с нарушением требований регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек по оформлению документов;
2) вправе осуществлять контроль за выполнением требований инструкций, обязательств о неразглашении сведений, содержащихся в документах с грифом "ДСП", в подразделениях мэрии;
3) осуществляют иные полномочия, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач и функций.
10. Заведующий отделом, наряду с другими полномочиями:
1) ежедневно рассматривает входящую корреспонденцию, поступившую на имя мэра, распределяет ее между заместителям мэра и руководителем аппарата согласно вопросам, относящимся к их компетенции, в случаях, не требующих решения непосредственно мэра, или в случаях, когда требуется предварительная проработка для доклада мэру;
2) формирует почту мэра, заместителей мэра, руководителя аппарата;
3) осуществляет контроль за своевременным прохождением служебных документов в аппарате мэрии;
4) осуществляет согласование (парафирование) решений мэрии;
5) участвует в разработке инструкций и методических пособий по вопросам регламентации и делопроизводства в аппарате мэрии;
6) осуществляет возврат инициаторам проектов нормативных правовых актов, решений мэрии, внесенных в мэрию с нарушением регламентов работы с документами Администрации Президента, Кабинета Министров Кыргызской Республики, Бишкекского городского кенеша, мэрии города Бишкек;
7) осуществляет иные полномочия в целях реализации возложенных на отдел задач и функций.
5. Кураторство и служебное взаимодействие
11. Отдел осуществляет деятельность в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями аппарата, территориальными и подведомственными подразделениями мэрии.